Sicherheit bei Veranstaltungen: Checkliste für Veranstalter

Eine gelungene Veranstaltung fühlt sich für Gäste mühelos an. Dahinter steckt meistens Planung, die niemand sieht. Das gilt auch für die Sicherheit. Ob Gala, Hochzeit, Jubiläum oder Firmenevent: Wer früh ein paar Fragen klärt, vermeidet Hektik am Abend selbst und muss am Eingang nicht improvisieren.

Diese Checkliste richtet sich an private und gewerbliche Veranstalter in Hamburg und ganz Deutschland. Sie ersetzt kein behördlich gefordertes Sicherheitskonzept. Sie hilft aber, die richtigen Punkte rechtzeitig anzusprechen.

1. Risiken realistisch einschätzen

Am Anfang steht eine nüchterne Bestandsaufnahme, keine Angst. Hilfreiche Fragen:

• Wer kommt? Gibt es Gäste mit öffentlichem Profil, Familien mit Kindern oder Personen, die selbst Personenschutz haben?
• Ist die Veranstaltung öffentlich bekannt, etwa durch Presse, Social Media oder Einladungen mit Ort und Uhrzeit?
• Gibt es Wertgegenstände wie Schmuck, Geschenke, Technik oder Kunst?
• Wie ist die Location aufgebaut: Zugänge, Parkplätze, Außenbereiche, Nebenräume?
• Gibt es bekannte Konflikte, etwa familiäre Spannungen oder unerwünschte Besucher?

Aus den Antworten ergibt sich, wie viel Sicherheit angemessen ist. Bei einer Gartenhochzeit genügt oft eine diskrete Einlasskontrolle. Eine Gala mit prominenten Gästen braucht deutlich mehr Abstimmung.

2. Gästeliste und Zutritt

Die meisten Probleme bei privaten Events entstehen am Eingang. Klären Sie vorab:

• Gibt es eine verbindliche Gästeliste, und wer darf sie kurzfristig ändern?
• Gibt es Namenskontrolle, Einladungskarte oder Code? Wie gehen Sie mit Begleitpersonen um?
• Wer entscheidet vor Ort, wenn jemand nicht auf der Liste steht? Diese Person sollte erreichbar sein, aber nicht selbst am Eingang stehen müssen.
• Wo enden öffentliche Bereiche, und ab wo gilt das Hausrecht?
• Wie werden Dienstleister erfasst, also Catering, Band, Fotografen und Technik?

Wichtig ist der Ton. Gute Einlasskontrolle ist freundlich, schnell und für Gäste kaum spürbar.

3. VIP-Schutz und besondere Gäste

Sind Gäste mit erhöhtem Schutzbedarf eingeladen, sollte das früh bekannt sein. Dann geht es um Anfahrt, separate Zugänge, Rückzugsräume und den Umgang mit Fotos. Oft bringt eine prominente Person eigenes Personal mit. Dann gehört die Abstimmung mit deren Team zur Planung.

Für Gastgeber selbst, etwa Brautpaar oder Jubilar, kann ein persönlicher Begleitschutz sinnvoll sein. Er hält Störungen fern, ohne dass der Abend wie eine Sicherheitsveranstaltung wirkt. Sind viele Kinder dabei, lohnt ein eigener Blick auf deren Betreuung und Abholung (siehe Begleitschutz für Kinder und Schutz für Familie und Kinder).

4. Abstimmung mit der Location

Die Location kennt ihre Räume, Notausgänge und Auflagen am besten. Fragen Sie konkret nach:

• vorhandenem Haus- oder Sicherheitspersonal und dessen Zuständigkeiten,
• Flucht- und Rettungswegen und zulässigen Besucherzahlen,
• Auflagen aus der Genehmigung oder dem Mietvertrag,
• Ansprechpartnern am Veranstaltungstag.

Für größere Versammlungsstätten gelten in Deutschland eigene Landesvorschriften, die Versammlungsstättenverordnungen. Ab einer bestimmten Größe können daraus Pflichten entstehen, zum Beispiel ein Sicherheitskonzept oder ein Ordnungsdienst. Ob das für Ihre Veranstaltung gilt, klären Sie mit dem Betreiber oder der zuständigen Behörde. Bei den meisten privaten Feiern ist das nicht der Fall.

5. Das Sicherheitskonzept schriftlich festhalten

Auch ohne behördliche Pflicht lohnt sich ein kurzes schriftliches Konzept. Ein bis zwei Seiten genügen:

• Ablauf mit Zeiten (Aufbau, Einlass, Programmpunkte, Abreise)
• Zuständigkeiten und Telefonnummern
• Einlassregeln und Umgang mit Gästeliste
• Verhalten bei Störungen, Unwohlsein von Gästen oder Notfällen
• Notruf, nächstes Krankenhaus, Sammelpunkt

Jede beteiligte Person sollte diese Version kennen.

6. Rechtlicher Rahmen kurz erklärt

Privates Sicherheitspersonal hat keine polizeilichen Befugnisse. Es handelt im Auftrag des Veranstalters und stützt sich auf dessen Hausrecht sowie auf die Rechte, die jeder Bürger hat. Dazu gehören Notwehr und Nothilfe (§ 32 StGB), der rechtfertigende Notstand (§ 34 StGB) und das vorläufige Festnahmerecht nach § 127 StPO. Wer bei einer Straftat auf frischer Tat angetroffen wird, darf festgehalten werden, bis die Polizei eintrifft.

Wer gewerblich Bewachungsaufgaben übernimmt, braucht eine Erlaubnis nach § 34a GewO. Das eingesetzte Personal braucht je nach Aufgabe einen Unterrichtungsnachweis oder eine Sachkundeprüfung. Lassen Sie sich das vor der Beauftragung zeigen. Er ist bei Events in aller Regel kein Thema.

Hinweis: Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

7. Wann sich professionelle Security lohnt

Externe Unterstützung ist sinnvoll, wenn

• Gäste mit öffentlichem Profil oder erhöhtem Schutzbedarf kommen,
• die Veranstaltung öffentlich bekannt ist,
• Sie mit unerwünschten Besuchern rechnen,
• die Location keinen eigenen Ordnungsdienst stellt,
• Sie als Gastgeber den Abend genießen und nicht ständig zum Eingang gerufen werden möchten.

Unsere Personenschützer mit Sachkunde nach § 34a GewO übernehmen Einlass, Begleitung und Abstimmung mit der Location. Bei größeren Objekten oder längeren Einsätzen arbeiten wir gemeinsam mit Partnern. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit für Veranstaltungen. Wie sich Einsätze berechnen, erklären wir unter Kosten für Personenschutz. Ein Überblick über uns als Sicherheitsdienst in Hamburg findet sich ebenfalls auf der Website. Den Schutz von Gebäuden und Gelände übernehmen wir über Objektschutz in Hamburg.

Ihr nächster Schritt

Sie planen eine Gala, eine Hochzeit oder ein Firmenevent und möchten die Sicherheit in ruhige Hände geben? Vadim Dischewski arbeitet seit 2008 im Personenschutz und begleitet Veranstaltungen von Hamburg aus in ganz Deutschland, nach Absprache auch europaweit. Schreiben Sie uns über das Anfrageformular. Das erste Gespräch ist kostenlos und vertraulich.